În HR se vorbește din ce în ce mai mult despre nevoia de a avea candidați buni și specializați și nu doar de a angaja rapid, dar și de a avea o retenție bună datorită contextului competitiv al pieței muncii. La workshop-urile noastre auzim frecvent din partea oamenilor de HR că “suntem într-o piață 100% a candidaților”, candidați care nu doar că și-au rafinat căutarile în online atunci când vine vorba să își caute un nou loc de muncă, dar și că aceștia știu mult mai bine ce își doresc de la o companie dacă ar fi sa facă o mutare în carieră.
Din unele statistici internaționale pe 2017 (raportate de Social Talent) despre piața recrutării internaționale, reiese că în următorii ani companiile își vor crește și mai mult numărul de angajați. Iar în online apar din ce în ce mai multe articole care vorbesc despre “candidate journey” și care oferă companiilor sfaturi despre ce ar trebui ele să facă pentru a creea o experiență minunată candidatului, începând cu etapa de awareness și terminând cu etapa de luare a deciziei.
Ținând cont de tot acest context competitiv pe piața muncii, companiile investesc foarte mulți bani în strategii complexe de selecție și recrutare, însă prea puțin efort, timp și buget sunt puse la dispoziție în procesele de integrare a noilor colegi. Și cu toate că tot statisticile internaționale ne spun că există o probabilitate mare ca 67% dintre angajații noi să rămână 3 ani alături de companie dacă procesul de onboarding a fost unul bun, încă există experiențe neplăcute în primele zile la locul de muncă. Cred că mai toți am auzit pe cineva care ne-a povestit “am ajuns în prima zi la birou și nu aveam laptop-ul instalat”, “am ajuns și nu aveam badge, deci nu puteam să intru sau să ies din firma decât cerând ajutorul colegilor și recepției”, “am job de sales și nu am telefon să pot să îmi sun clienții” etc.
Pentru multe companii procesul de onboarding este văzut ca primul pas în construirea unei relații eficiente între noul angajat și companie. Însă această relație nu e la început, ea a fost construită cu candidatul în timpul procesului de recrutare, chiar dacă după acceptarea ofertei de angajare încep să se contureze mai bine pentru candidat toate discuțiile anterioare. Din punct de vedere al experienței și odată acceptată oferta, candidații trec la rolul de nou angajat și își doresc să se simtă rapid integrați și utili. Un proces de onboarding bine gândit îl ajută pe noul coleg să simtă că face parte din echipă, să se acomodeze cu mediul de lucru și să ajungă cât mai rapid la potențialul său maxim. Organizarea, transparența, comunicarea eficientă și conținutul relevant sunt instrumentele-cheie pentru a-i ajuta să ajungă acolo.
În fapt, procesul de onboarding începe din perioada de promovare a poziției disponibile candidaților și poate să se desfășoare pe parcursul primului an de activitate al noului angajat. Companiile își doresc să atragă ,,talente’’, să obțină o rată bună de retenție a angajaților și să-i motiveze să fie implicați în activitățile zilnice ale job-ului. Îndeplinirea acestor obiective depinde și de modul în care este structurat procesul de onboarding și de felul în care se derulează etapele lui. Companii precum (Twitter, Zappos, Buffer, Google, Netflix) pun în practică procese complexe de onboarding, în care echipe formate din oameni de HR, de marketing & PR, de IT, manageri și superiori direcți, sunt responsabile de fiecare etapă a procesului de onboarding. De cele mai multe ori, astfel de companii, pentru care procesul de onboarding reprezintă un tool eficient pentru atingerea diferitelor obiective, au dezvoltat documente complexe și au la dispoziție instrumente care explică pașii onboarding-ului tuturor părților implicate, structura și modul de desfășurare al acestui proces.
În ceea ce privește organizarea, instrumentul cel mai frecvent utilizat de catre specialiștii HR este checklist-ul. Fie că se află într-un document Excel sau în Google Sheets, ori intr-un soft de HR care acoperă și etapa de onboarding, checklist-ul este vital pentru a ne asigura că nu pierdem nimic din vedere. Până la urmă, avem o singură șansă la prima impresie. 🙂 Un astfel de checklist reduce riscul de a pierde informația într-un șir interminabil de email-uri cu persoanele implicate în onboarding-ul noului angajat (cum ar fi colegii din IT, Facilities, Achiziții, Training etc.). Însă checklist-ul nu este doar un tool pentru cei din departamentul de HR, el trebuie să fie personalizat pentru fiecare departament implicat în procesul de onboarding.
Daca sunteți la încept de drum în creionarea procesului de onbording sau vreți să îl regândiți, noi am găsit un site care vă pune la dispoziție un set de checklist-uri care să vă ajute să vă organizați mai bine acest proces. Și le puteti exporta în format Excel sau Word de pe Smartsheet.com. O sa vedeti că fiecare actor implicat în acest proces amplu, are parcursul lui în construirea unei experiențe mișto pentru noul venit.
Pe piața locală și nu numai, sunt companii în care procesul de onboarding este structurat de cele mai multe ori după câteva reguli simple, intuitive. Și nu e nimic rău în a avea un proces de onboading simplu. Mai bine să ai lucurile de bază in-place & ready to use (ex. laptop, telefon, badge, internet și acces server, cărți de vizită, acces la intranet etc.), decât să gândești ceva extrem de creativ uitând de lucrurile simple, dar care contează. Evident, fiecare etapă din procesul de onboarding este importantă, iar noul tau coleg ar trebui să simtă cât mai puțin presiunea integrării în companie.
Ținând cont de obiectivul principal, acela de a crea o atmosferă cât mai relaxată, îți lăsăm la dispoziție un index cu ce apreciază angajații (realizat IBM Smarter Workforce Institute and Globoforce’s WorkHuman, 2016).
Așadar “meaningful work” ocupă locul cel mai important și pentru ca noul angajat să simtă că munca pe care o face contează și are impact în viața organizației, e important să îi punem la dispoziție încă din prima zi toate uneltele care să îl ajute să zică la finalul fiecarei zi de onboarding că are un job mișto. 😉